こんにちは。

先日、MOS Excel 365 Expertの模擬試験に挑戦中の生徒様が、

「FILTER関数とSORTBY関数って、よく似ていませんか？

試験問題を見た時に、どちらを使えばいいのかわからなくなることがある」

と仰っていました。

どちらも新しく追加された動的配列関数（スピル関数）で、表を操作するという共通点から混同しやすいのですが、役割はまったく異なります。

今回は、FILTER関数とSORT関数、それぞれの使い方と、どんな場面で使うのかを解説しますね。

【FILTER関数とは】

条件に一致するデータだけを抽出する関数

◆構文◆

=FILTER(配列,含める,[空の場合])

・配列：表のタイトル行を除いたデータ範囲

・含める：抽出の条件を指定

・[空の場合]:抽出条件に合うデータがなかった場合に表示する値（省略可）

例えば次のような社員一覧があるとします。

氏名　部署　　売上

田中　営業部　350

鈴木　総務部　280

佐藤　営業部　420

高橋　経理部　310

伊藤　営業部　260

営業部だけ表示したい場合は、

=FILTER(A2:C6,B2:B6="営業")

結果

氏名　部署　売上

田中　営業　350

佐藤　営業　420

伊藤　営業　260

営業部だけが抽出されます。

※注意：見出し（タイトル行）はあらかじめ入力しておく

FILTER関数ではデータ部分だけ指定します。

見出し部分の範囲を指定しても結果に見出しは含まれません。

 見出しは関数を入力するセルの上の行に予め入力しておきましょう。

◆複数条件も指定可能◆

「営業部」で「女性」だけ抽出したいなど、

　（仮にD列に性別欄があるとして）

条件が複数なら、

=FILTER(A2:C100,(B2:B100="営業")*(D2:D100="女"))

のように、 ()で囲んだ条件部分同士を、アスタリスク＊で繋ぎます。

ここで使われている「*」は、AND（かつ）という意味になります。

一方、

「営業部」または「経理部」のようにどちらか一方を条件とするなら

=FILTER(A2:C100,(B2:B100="営業")+(B2:B100="経理"))

のように、()で囲んだ条件部分同士を、プラス+で繋ぎます。

この「+」は、OR（または）という意味になります。

【SORTBY関数とは】

指定した列や行を複数の基準で並べ替える関数

◆構文◆

=SORTBY(配列,基準配列1,[並べ替え順1],...)

・配列：タイトル行を除いた並べ替えたい表データ全体（配列）

・基準配列：並び替えの基準となる列（配列）

・[並べ替え順序]：1または省略で昇順、-1で降順

例えば先ほどの表を売上の高い順に並べたい場合は、

=SORTBY(A2:C6,C2:C6,-1)

結果

氏名　部署　売上

佐藤　営業　420

田中　営業　350

高橋　経理　310

鈴木　総務　280

伊藤　営業　260

データは減らず、

順番だけが変わります。

※上記のように基準が１つだけなら、SORT関数で対応できます。

　=SORT(配列,基準,[並べ替え順],[データの並び])

・配列：タイトル行を除いた並べ替えたい表データ全体（配列）

・基準：並び替えの基準となる列または行の先頭を１として数値で指定

・[並び替え順序]：1または省略で昇順、-1で降順

・並び替え基準：元データの並ぶ方向。

　　　　　　　　左右ならTRUE、上下ならFALSE

※注意：見出し（タイトル行）はあらかじめ入力する 

SORT関数やSORTBY関数もデータ部分だけ指定します。

見出し部分の範囲を指定しても結果に見出しは含まれません。

 見出しは関数を入力するセルの上の行に予め入力しておきましょう。

◆複数条件も指定可能◆

SORTBY関数は、複数（最大126）の列を基準に並べ替えできます。

例えば

•B列の部署ごと 

•その中でC列の売上順 

なら

=SORTBY(A2:C100,B2:B100,1,C2:C100,-1)

となります。

【FILTER関数とSORTBY関数の違い】

ここまで学ぶと違いがはっきりします。 

＜目的＞

FILTER：条件に合うデータを抽出する

SORTBY：指定した項目を基準に並べ替える

＜件数＞

FILTER：減ることがある

SORTBY：変わらない

＜データの並び順＞

FILTER：元の順番のまま

SORTBY：指定した順番

つまり、

FILTER関数は「何を表示するか」を決める関数

SORTBY関数は「どんな順番で表示するか」を決める関数

と言えます。

【2つの関数は組み合わせて使える】

例えば、

営業部だけを売上順に表示したい場合は、

=SORTBY(FILTER(A2:C100,B2:B100="営業"),FILTER(C2:C100,B2:B100="営業"),-1)

となります。

まずFILTER関数が営業部だけ抽出し、その抽出結果をSORTBY関数が売上順に並べ替えています。

ここでポイントなのは、SORTBY関数の第2引数（基準配列）も、FILTER関数で抽出した売上列を指定する必要があるという点です。

例えば、

=SORTBY(FILTER(A2:C100,B2:B100="営業"),C2:C100,-1)

のように元データ全体の売上列を指定すると、並べ替える配列と基準配列のサイズが一致せず、正しく動作しません。

FILTER関数で抽出した結果に対応する売上列を基準配列として指定することが重要です。

【MOS試験ではどう見分ける？】

問題文をよく読むと、「抽出したい」のか「並べ替えたい」のかが分かります。

キーワードを意識すると、使う関数を判断しやすくなります。

◆FILTER関数を使う問題◆

•○○だけ表示する 

•条件に一致するデータを抽出する 

•○○部のみ表示する 

•売上が100万円以上のデータを表示する 

•「東京支店」のデータだけを一覧表示する 

•条件に一致するレコードを表示する 

このような問題では、「条件に一致するデータだけを取り出す」ことが目的です。

つまり、キーワードは

「条件」「抽出」「○○だけ表示」

です。

◆SORTBY関数を使う問題◆

•売上の高い順に表示する 

•氏名を五十音順に並べる 

•日付の新しい順に並べる 

•部署ごとに並べ替える 

•指定した列を基準に並べ替える 

•昇順または降順に並べ替える 

このような問題では、表示するデータは変えずに順番だけを変更することが目的です。

つまり、キーワードは

「並べ替え」「昇順」「降順」「○○順」

です。

◆FILTER関数とSORTBY関数を組み合わせる問題◆

•営業部だけを売上の高い順に表示する 

•東京支店のデータを日付の新しい順に表示する 

•女性社員だけを氏名順に表示する 

このような問題では、

1.FILTER関数で条件に一致するデータを抽出する 

2.SORTBY関数で抽出結果を指定した順番に並べ替える 

という流れになります。

※迷ったときの判断方法※

問題文を読んで、何をすれば良いか考えてみましょう。

•「データを減らしたいのか？」

　→ FILTER関数 

•「データはそのままで順番だけ変えたいのか？」

　→ SORTBY関数 

•「データも減らして、さらに順番も変えたいのか？」

　→ FILTER関数とSORTBY関数を組み合わせる 

このように考えると、関数の選択で迷うことが少なくなります。

模擬試験出題範囲のご不明な点などは、お気軽にスタッフにご相談くださいね♪

こんにちは😄 

パソコンからUSBメモリにフォルダをコピーしようとしたとき、
「コピーできないプロパティを持っています」という不穏なメッセージが出て
手が止まってしまった経験はありませんか？

「テキストデータをUSBに移したいだけなのに、なぜ……？😣」

「このまま進めたら、大事なデータが壊れちゃうの？😨」

焦ってキャンセルしたくなる画面ですが、安心してください。
結論から言うと、そのまま「はい（続行）」を押して進めてしまって全く問題ありません！データの中身は消えません。 

今回は、このエラーが出る理由と、警告を出さずにスマートにコピーする解決策を分かりやすく解説します。

多くの人が一番心配になるのが、「テキストの中身や大事なデータが消えちゃうんじゃないの？」ということだと思います。

結論から言うと、ファイルの中身（文章や数値など）は一切消えません。 

ここで言う「プロパティ」とは、データそのもののことではなく、Windowsが自動的に記録している以下のような「おまけの情報（メタデータ）」のことです。 

● ファイルを「誰が」作ったか（作成者のユーザー名）
● ファイルに付けられたタグやコメント
● 作成元プログラムの特殊な情報

ダイアログボックスで
　　「これらのプロパティなしでこのファイルをコピーしますか？」
と聞かれている場合は
　　「おまけの情報は消えちゃうけど、中身だけコピーしていい？」
という意味なので、安心して「はい」を押して進めてください。 

 原因は、パソコン（ハードディスク）とUSBメモリの
「データの保存形式（ファイルシステム）」の違いにあります。 

● パソコン側（NTFS形式）：　高機能なため、「おまけの情報（プロパティ）」をたっぷり記録できるポケットを持っています。 

● USBメモリ側（FAT32 または exFAT形式）：　どんな機器（Macやゲーム機など）でも使えるように、シンプルな仕組みになっています。

そのため、パソコン側が持っている「おまけの情報」を記録するポケットがありません。ポケットがない場所に無理やり入れようとしたため、Windowsが「おまけの情報は入り切らないから捨てちゃうけどいい？」と親切に確認してくれている、というのがこのエラーの正体です。

そのまま「はい」を押せばコピーできるとはいえ、ファイル数が多いと何度もポップアップが出てきて煩わしいですよね。そんなときは、次の2つの方法で解決できます。

一番手っ取り早くて安全な方法です。フォルダを一度ギュッと圧縮してしまえば、中のおまけ情報も一緒に保護されます。 

1. コピーしたいフォルダを右クリック
2. 「ZIPファイルに圧縮」（または「送る」＞「圧縮 (zip形式) フォルダ」）を選択3. 出来上がったZIPファイルをUSBメモリにコピーする 

これなら警告は一切出ません。使うときは、USBメモリの中で解凍（展開）するだけでOKです。

USBメモリの仕様自体をパソコンと同じにしてしまう方法です。
※注意：フォーマットするとUSBメモリの中身が全て消えるため、空の状態か、データを別の場所に避難させてから行ってください。 

　　　1. USBメモリをパソコンに挿し、「PC」を開く
　　　2. USBメモリのアイコンを右クリックして「フォーマット」を選択
　　　3. ファイルシステムを「FAT32」や「exFAT」から「NTFS」に変更
　　　4. 「開始」をクリック 

これでパソコンと同じ仕組みになるため、次からは普通にコピペしても警告が出なくなります
※ただし、MacなどWindows以外の機器では読み取り専用になる場合があります 

 「コピーできないプロパティを持っています」という表示は、エラーというよりも「おまけの情報が削れるけど大丈夫？」というWindowsからの親切なお知らせです。 

● 急いでいるとき： そのまま「はい（続行）」で進める
● 何回も出てきて煩わしいとき： 一度「ZIP圧縮」してからコピーする 

この2つさえ覚えておけば、もう焦る必要はありません。大切なデータのバックアップ、安心して進めてくださいね！

ご不明な方は、教室で一緒に確認してみましょう😄

★パソコン・スマホについてのお問合せはお気軽に教室スタッフまで★

「初心者からMOSの資格取得までのパソコン教室　東京都府中市　パソコン市民IT講座」

皆様こんにちは、京王線府中駅前のパソコン教室、パソコン市民IT講座 府中駅前教室のインストラクター、岡本です。

パソコンの操作を教室でご案内していて、意外に多くの生徒様が無頓着で、御案内差し上げると作業効率が上がって喜ばれるのが、「ウィンドウや画面表示の操作」です。

例えばワードを使っている際、文字入力や細かい操作をする際には画面を拡大し、全体のレイアウトを見たい時には画面を縮小するとやり易いですし、エクセルを使っている際、データ入力を主にする際には小さめなデスクトップパソコンではリボンやタスクバーを非表示にしておくと大きく入力画面が活用できます。

データの整理をする際には、エクスプローラーウィンドウを左右にスナップして並べて、ファイルのコピーや移動をすると効率的ですし、「同ドライブではドラッグ&ドロップで移動になり、Ctrlキーを押しながらのドラッグ&ドロップではコピーになる」みたいなちょっとした操作を知っておくかどうかで効率も変わってきます。

ショートカットキーの活用も大切でして、複数のウィンドウの画面切り替えはAlt + Tab、ウィンドウを閉じるのはAlt + F4、開いているウィンドウをすべて最小化してデスクトップ表示をするのはWindows + Dと、活用頻度が高いショートカットキーを知っておくと、また効率がアップしたりもします。

当教室では、ご希望やされている業務・作業に応じた効率的なパソコン操作のアドバイスも適宜ご案内しておりますので、ぜひお気軽にご相談くださいませ。



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