こんにちは。
先日Excelを受講中の生徒様からこんな質問をいただきました。
「データの入力規則のエラーメッセージの[停止]とかって、実務で使う場面あるんですか？あまり使い道なさそうな気がするんですけど…」
テキストでは商品の数量が設定した数より少ない場合に警告文を出す といった例が紹介されていますが、それ以外の使い方は載っていないため、イメージしづらかったのかもしれません。
そこで今回は実務でもよくある、「重複入力の防止」に役立つデータの入力規則の使い方をひとつご紹介したいと思います。
名簿や商品リスト、予約管理表などをExcelで作成している際に、うっかり同じ番号を２回入力してしまったことはありませんか？
Excelは便利ですが、扱うデータ量が多くなると、入力ミスに気が付かず後から修正が大変になることも。特に番号や名前など重複してはいけない情報がある場合は、入力ミスを未然に防げる仕組みがあると安心ですよね。
そこで登場するのが 「データの入力規則」 と COUNTIF関数の組み合わせです。
【重複入力を防ぎたい場面とは 】
・顧客名簿、会員名簿 の会員番号
（重複すると誰が誰だかわからなくなる）
・予約管理表の予約番号、座席番号
（ダブルブッキングなどトラブルの原因になる）
・商品管理表や売上管理表の商品コード、型番
（在庫数や売上集計がずれてしまう）
・システムデータ作成時のマスタコード
（取り込みエラーやデータ破損に繋がる可能性がある）
このように、１つのデータを識別するための番号や名前は一意である必要があり、入力時点で重複を防げれば後々のトラブルを未然に防ぐことができます。
ここではデータの入力規則とCOUNTIF関数を組み合わせることで重複データを入力できないよう設定していきます。
【設定方法】
今回は例として、
予約表のF列に「座席番号」を入力する際、同じ番号を入力できないようにし、ダブルブッキングを回避するという想定で行います。
① 対象セル（表のF列の範囲）を選択
②[データ]タブ→[データの入力規則]を開く
③[設定]タブの「条件」欄を [ユーザー設定（カスタム）]にして数式欄に以下の式を入力
=COUNTIF(F:F,F3)=1
（※F3は表の「座席番号」の最初の行のセル）
式の意味：F列の範囲内にF3の値がいくつあるか数えた結果が１
つまり、これから入力するデータがF列の範囲内に既にあった場合、という意味
④[エラーメッセージ]タブの[スタイル]を[停止]に、
[タイトル]と[エラーメッセージ]にそれぞれ、「番号確認」「重複しています」等の警告文を入力して[OK]
（エラーメッセージは必須ではありませんが、設定しておくと入力者が何を間違えたのか理解しやすくなります）
設定できたらF列に座席番号を入力していきます。
試しに同じ番号を入力してみると、設定したエラーメッセージが表示され、重複している番号は入力できなくなっています。
重複していない番号を入力すれば次へ進めます。
これでダブルブッキングの心配なく、安心して入力できますね。
Excelは「間違えたら直す」のではなく、「最初から間違えない仕組みを作る」ことで、作業の効率が大きく向上します。
特に名簿や管理表など正確さが求められる場面では、今回の方法がとても効果的です。
ぜひ日々の業務に取り入れてみてくださいね！