【Word】Excelの表をWordに貼り付ける方法

こんにちは😄

Wordで資料を作っているとき、「ここにExcelで作った表を入れたいな」「PowerPointのスライドをそのまま見せたいな」と思うことがありますよね。

そんな時に使えるのが、この「オブジェクトのリンクと埋め込み」という機能です。

 

これは、Word以外のソフト(Excel、PowerPointなど)で作ったもの(これを「オブジェクト」と呼びます)を、Wordの文書の中に表示させる機能です。ただ画像を貼り付けるのとは違い、元々のソフトとつながりを持ち続けることができるのがポイントです。

 

リンク」と「埋め込み」は、どちらもWordに他のデータを表示させる機能ですが、データの「扱い方」が異なります。

 たとえるなら「参照するか、コピーするか」の違いです。

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  リンク参照するイメージ

リンク貼り付け:Excelの表やグラフをWordに挿入したとき、元のExcelファイルとWord文書を「ひも付け」します。

Wordには、元のExcelファイルの「内容への入り口」のようなものが表示されるイメージです。

 

メリット

①元のファイルが更新されたらWordも自動で変わる。

 例えば、元になるExcelファイルで数字を変更したり、グラフを修正したりすると、Wordに挿入した表やグラフも自動的に最新の状態に更新されます。請求書や報 告書など、元データが頻繁に更新される場合にすごく便利です。

  ②Wordファイルのサイズが軽くなる: Wordファイル自体には、元のデータの「場所」だけが記録されているので、元のデータがどんなに大きくてもWordファイルのサイズはあまり増えません。

デメリット

    元のファイルがないと表示できない:Wordファイルを他の人に送るとき、元のExcelファイルも一緒に送らないと、相手のパソコンでは正しく表示されなかったり、更新できなかったりします。

 

こんな時に使うと便利です

    ●常に最新のデータをWord文書に反映させたいとき(例:日報、週報のグラフ、最新の売上データ)。

    ● Wordファイルの容量をできるだけ軽くしたいとき。

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 埋め込みコピーするイメージ

埋め込みとは?:Excelの表やPowerPointのスライドをWordに挿入したとき、そのデータ自体をWord文書の中に「コピーして取り込みます」。

 

メリット

    ①元のファイルがなくても大丈夫!:Wordファイルの中にデータがまるごと入っているので、そのWordファイルを他の人に送るだけで、相手は元のExcelやPowerPointがなくても、挿入されたデータを見ることができます。

    ② Wordの中で編集できる!:Word文書に埋め込まれたExcelの表をダブルクリックすると、Wordの画面の中にExcelの機能が現れて、直接表の数値を編集したり、計算式を修正したりできます。

デメリット

     ①Wordファイルのサイズが重くなる:元のデータの全量がWordファイルの中に含まれるため、大きなデータを埋め込むとWordファイルの容量がかなり増えることがあります。

     ②元のファイルとは連動しない:一度埋め込んだら、元のExcelファイルを後で変更しても、Wordの中のデータは変わりません。Wordのデータも変更したい場合は、Wordの中で手動で修正する必要があります。

こんな時に使うと便利です

    ● Wordファイルだけを独立して扱いたい、他の人に渡したいとき。

    ● Word文書の中で、元のアプリケーションの機能を使ってその場で編集したいとき。

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使い分けかた

常に最新の情報に更新したい、Wordファイルを軽くしたいなら「リンク

単独で完結させたい、Wordの中で編集したいなら「埋め込み

 この違いを理解しておくと、文書作成がぐっと効率的になります。

 


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